Если торговая компания хочет обеспечить себе успех, то ей просто необходим специалист, которые смог бы правильно выстроить стратегию по закупкам, найти лучшего поставщика продукции и провести переговоры с компаньоном на выгодных условиях для компании. Такой человек - это специалист по закупкам. На сегодняшний день такая логистическая профессия является очень востребованной и актуальной. Такой человек должен уметь ориентироваться на рынке, уметь соблюдать баланс.
Кто такой специалист по закупкам?
Специалист по закупкам 223 ФЗ - это узкоспециализированный специалист. В обязанности такого сотрудника входит составление планов (как долгосрочных, так и краткосрочных) по закупкам, проверка качественность приобретаемого компанией продукта, прослеживание изменения цен и продвижения товара на рынке, создание и осуществление программ по закупкам, руководство отделом закупок, контроль поставок, проверка нуждаемости предприятия в том или ином товаре. При этом специалист по торговым закупкам должен вести соответствующую документацию и оформлять ее для бухгалтерии и базы данных. Среди требований, которые обычно предъявляют специалисту этой области, находится знание иностранного языка, а так же умение работать с компьютером со знанием Excel, Access, 1С.
А так же очень важной составляющей является наличие знаний и умение ориентироваться в области товаров, закупаемых компанией. Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании. При это очень важно обладать так же аналитическим складом ума, системностью мышления, ответственностью, порядочностью и в то же время хитростью (потому что специалист по торговым закупкам должен уметь найти обходной путь при необходимости).
При этом знание недавно вышедшего закона 223 ФЗ должно быть у такого специалиста обязательно. Этот закон (223 ФЗ) - о закупках товаров, о работе и услугах отдельных юридических лиц. В силу он вошел не так давно, в 2011 году. То есть без знания закона 223 ФЗ специалиста даже специалистом никто не назовет и сегодня при приеме на работу (или же в объявлениях по оказанию логистических услуг) очень часто указывают о знании закона 223 ФЗ. Специалист по закупкам - это представитель логистики, а сегодня логистика - это развивающаяся отрасль, она просто необходима для компаний, которые хотят развиваться успешно. Спрос на специалистов высокого уровня растет все больше с каждым годом.
Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.
ФАЙЛЫ
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
1. Общие положения
- Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
- Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
- Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
- На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.
Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:
- законченное высшее образование по экономическому профилю;
- хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
- стаж работы в сфере закупок от двух лет.
Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:
- нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
- составление документальной отчетности по закупкам;
- деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
- особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
- отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
- составление и оформление договоров;
- отслеживание качества закупаемых товаров;
- сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
- нахождение альтернативных поставщиков;
- использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.
Специалист по закупкам руководствуется:
- нормативно-правовыми актами РФ;
- внутренними документами компании;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:
- Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
- Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
- Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
- Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
- Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
- Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
- Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
- Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
- Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
- Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
- Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
- Мониторинг своевременной оплаты закупок.
- Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
- Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
- Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
- Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.
3. Ответственность
За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:
- В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
- В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
- За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
- За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.
4. Права
Специалист по закупкам располагает правами:
- Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
- Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
- Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
- Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
- Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
- Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
- Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
- Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.
5. Должностные связи
Специалист по закупкам взаимодействует:
- С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
- С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
- С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
- С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.
Специфика документа
Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.
Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.
Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.
Принципы составления инструкции
Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.
Типовые разделы:
- Общий раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.
Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.
Общий раздел
Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.
Функции
В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.
Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.
Ответственность
Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.
Права
В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.
Должностные связи
Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.
Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.
1.2. Специалист по закупкам должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
3) основы антимонопольного законодательства;
4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
7) особенности составления закупочной документации;
8) основы информатики в части применения к закупкам;
9) этику делового общения и правила ведения переговоров;
10) дисциплину труда;
11) Правила внутреннего трудового распорядка;
12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.3. Специалист по закупкам должен уметь:
1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
2) создавать и вести информационную базу данных;
3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;
4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;
5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;
6) описывать объект закупки;
7) разрабатывать закупочную документацию;
8) анализировать поступившие заявки;
9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;
10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
11) работать в единой информационной системе;
12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;
13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;
15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;
16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;
17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
18) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящей должностной инструкцией;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;
2) подготовка закупочной документации;
3) обработка результатов закупки и заключение контракта.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;
2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) формирует:
Начальную (максимальную) цену закупки;
Описание объекта закупки;
Требования, предъявляемые к участнику закупки;
Порядок оценки участников;
Проект контракта;
2) составляет закупочную документацию;
3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;
4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;
5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;
2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;
3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;
4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;
7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;
8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;
11) организовывает:
Осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
Осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
4) не разглашать материалы рабочих исследований;
5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;
6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
25.04.2016
Понятие профстандарта и нормативная база
Впервые понятие «профессиональный стандарт» появилось в нормативной базе почти 4 года назад - в так называемом «майском» указе Президента РФ №597 1 . В этом документе шла речь в том числе о необходимости подготовить и внести в Госдуму проект федерального закона о внесении в законодательство РФ изменений, касающихся разработки, утверждения и применения профстандартов; утвердить план их разработки; разработать и утвердить не менее 800 таких стандартов. В декабре 2012 г. в Трудовом кодексе появилось определение «профессионального стандарта»: под ним понималась характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности 2 .
В январе 2013 г. Правительством РФ были приняты Правила разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов 3 . После этого Минтруд РФ начал разрабатывать и утверждать профстандарты, а также вести их реестр на специализированном Интернет-сайте http://profstandart.rosmintrud.ru (на середину апреля 2016 г. таких стандартов было уже утверждено более 800).
К разработке стандартов привлекаются научные и образовательные организации, действующие в той или иной профессиональной сфере, органы государственной власти местного самоуправления.
Наконец, в мае 2015 г. были приняты важные изменения в Трудовой кодекс РФ 4 , в соответствии с которыми с 1 июля 2016 г. профстандарты будут обязательны для применения работодателями, если обязательность их применения будет установлена в Трудовом кодексе РФ, других федеральных законах или иных нормативных правовых актах РФ 5 . Если же такого требования не будет, то профстандарты должны применяться работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых ими трудовых функций, обусловленных применяемыми технологиями и принятой организацией производства и труда5. По сути это означает, что если, например, в федеральном законодательстве об образовании указано, что лица, имеющие право на занятие педагогической деятельностью, должны в числе прочего отвечать квалификационным требованиям, установленным в профстандартах 6 , то работодатель (образовательная организация) должен обеспечивать соответствие своих педагогических работников этому требованию.
А вот если, скажем, в отношении такого работника, как «ведущий телевизионной программы», требования к квалификации установлены только в профессиональном стандарте, а в нормативных правовых актах требования о соответствии такого работника данному профстандарту не содержится, то работодатель вправе и не предъявлять к работнику данные требования (например, по уровню образования), если в связи с теми или иными «особенностями организации производства и труда» это не представляется возможным.
Кроме того, с 1 июля 2016 г. вступит в силу норма, согласно которой Правительство РФ будет иметь право с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений устанавливать особенности применения профстандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами РФ, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более 50 % акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности 7 . Это означает, что в скором времени могут появиться отдельные решения Правительства РФ, обязывающие перечисленные выше организации применять в своей деятельности те или иные стандарты.
1 Указ Президента РФ от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики».
2 Федеральный закон от 03.12.2012 № 236-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1 Федерального закона «О техническом регулировании», статья 195.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
3 Постановление Правительства РФ от 22.01.2013 № 23 «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов».
4 Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации».
5 Ст. 195.3 ТК РФ.
6 Ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
7 Ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации».
Отметим, что под применением профстандарта работодателем понимается их использование «при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления» 8 .
Профстандарты не обошли и сферу закупок. Осенью 2015 г. были утверждены 2 таких стандарта: «специалист в сфере закупок» и «эксперт в сфере закупок» 9 . Разработчиками обоих стандартов являются Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ, Междисциплинарный академический центр социальных наук «Интерцентр» и Всероссийский профессиональный союз работников аудиторских, оценочных, экспертных и консалтинговых организаций.
Пока ни законом 44-ФЗ, ни законом 223-ФЗ не установлено требование о строгом соответствии закупщиков этим профстандартам (см. для сравнения ситуацию в законодательстве в образовании, описанную выше). Лишь в 44-ФЗ указывается, что работники контрактной службы/контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок 10 . Никаких других ссылок на профстандарты ни в этих законах, ни в подзаконных нормативных правовых актах нет, равно как нет и положения об обязательном применении этих профстандартов и в утверждающих их приказах Минтруда РФ 11 . Но нельзя исключать появления такого требования в будущем как по отношению ко всем заказчикам, работающим по тому или иному закону, так и в отношении отдельных категорий организаций (см. выше). Поэтому ознакомиться с содержанием этих профстандартов заказчикам стоит уже сейчас, и в данной статье, собственно, и делается соответствующий обзор.
Профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок»
Наименование вида профессиональной деятельности, на который распространяется данный стандарт, сформулирован как «деятельность по осуществлению, контролю и управлению закупками для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд». Таким образом, стандарт распространяется как на закупки в рамках 44-ФЗ, так и в рамках 223-ФЗ.
Стандарт включает в себя 4 обобщенные трудовые функции и 9 соответствующих каждой из них трудовых функций:
| Обобщенные трудовые функции | Трудовые функции |
|---|---|
| 1. Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги | |
| 2. Подготовка закупочной документации | |
| 3. Обработка результатов закупки и заключение контракта | |
| 4. Составление планов и обоснование закупок | |
| 5. Осуществление процедур закупок | |
| 6. Проверка соблюдений условий контракта | |
| 7. Проверка качества представленных товаров, работ, услуг | |
| 4. Контроль в сфере закупок | 8. Мониторинг в сфере закупок |
| 9. Аудит и контроль в сфере закупок |
Обратим внимание, что не все трудовые функции в полной мере могут относиться к практике применения сразу обоих законов. Например, ни о каком обосновании закупок в 223-ФЗ в отличие от 44-ФЗ не упоминается, хотя, конечно, такая процедура может в принципе предусматриваться положением о закупке конкретного заказчика. Кроме того, мониторинг, аудит и контроль в сфере закупок как в рамках 44-ФЗ, так и в рамках 223-ФЗ вообще относятся не к полномочиям заказчиков, а к полномочиям государственных и муниципальных органов. В этой связи рассмотрим, с какими возможными должностями соотнесены трудовые функции стандарта:
| Обобщенные трудовые функции | Возможные наименования должностей сотрудников |
|---|---|
| 1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд |
|
| 2. Осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд |
|
| 3. Экспертиза результатов закупок, приемка контракта |
|
| 4. Контроль в сфере закупок |
|
Как можно понять из приведенной таблицы, на практике возможны различные комбинации.
Например, если у заказчика, осуществляющего закупки только по 223-ФЗ, работает один сотрудник, который занимается всеми вопросами, связанными с закупками, то его должность должна называться «ведущий специалист по закупкам», поскольку именно такая должность позволяет выполнять все три первые обобщенные трудовые функции, которые могут относиться к деятельности заказчика.
Если закупками у заказчика занимается группа сотрудников, то каждый из этих сотрудников может заниматься выполнением своей собственной обобщенной трудовой функции в соответствии со своей должностью, например, обеспечением закупок - специалист, осуществлением закупок - старший специалист или консультант, а экспертизой результатов и приемкой результатов контракта - ведущий специалист или руководитель подразделения (его заместитель).
Что же касается последней обобщенной трудовой функции по контролю в сфере закупок, то, как уже говорилось выше, в отношении заказчиков как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ она неприменима.
К сотруднику, выполняющему ту или иную обобщенную трудовую функцию, предъявляются в соответствии со стандартом определенные требования:
| Обобщенные трудовые функции | Предъявляемые требования |
|---|---|
| 1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд | Среднее профессиональное образование и дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в сфере закупок |
| 2. Осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд | Высшее образование - бакалавриат, дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок, опыт практической работы - не менее 3 лет в сфере закупок. |
| 3. Экспертиза результатов закупок, приемка контракта | Высшее образование - специалитет, магистратура; дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок, опыт практической работы - не менее 4 лет в сфере закупок. |
| 4. Контроль в сфере закупок | Высшее образование - специалитет, магистратура; дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок, опыт практической работы - не менее 5 лет в сфере закупок, в том числе на руководящих должностях не менее 2 лет. |
Как показывает приведенная таблица, если у заказчика закупками (в том числе приемкой результатов контракта) занимается, например, только один сотрудник, то он должен отвечать достаточно высоким требованиям - иметь высшее образование по специалитету или магистратуре, пройти дополнительное профессиональное образование в сфере закупок и иметь опыт практической работы в сфере закупок не менее 4 лет. Если же таких сотрудников несколько и они выполняют разные обобщенные трудовые функции, то требования к ним могут предъявляться разные в зависимости от выполняемой функции. Самые высокие требования в любом случае предъявляются сотруднику, который занимается приемкой результатов контракта.
В зависимости от сложности каждой обобщенной трудовой функции в стандарте присвоен свой уровень квалификации 12: самый низкий (5-й) у первой функции «Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд», а самый высокий (8-й) - у последней «Контроль в сфере закупок». Вторая и третья обобщенные трудовые функции соотнесены с 6-м и 7-м уровнями квалификации соответственно. В принципе, уровни квалификации коррелируют с предъявляемыми требованиями - чем выше требования, тем выше и уровень.
В рассматриваемом стандарте каждая трудовая функция, входящая в состав обобщенной трудовой функции (см. Таблицу 1), в свою очередь, расписана по составляющим ее трудовым действиям, необходимым умениям и знаниям.
Пример 1
Рассмотрим трудовую функцию «предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги».
Для выполнения этой функции сотрудник должен осуществлять следующие трудовые действия:
1. Обрабатывать и анализировать информацию о ценах на товары, работы, услуги.
2. Готовить и направлять приглашения к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами.
3. Обрабатывать, формировать и хранить данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
умениями :
2. Создавать и вести информационную базу данных.
3. Изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию.
4. Обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы.
И, наконец, сотрудник должен обладать следующими знаниями :
2. Основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам.
3. Основы антимонопольного законодательства.
5. Особенности ценообразования на рынке (по направлениям).
6. Методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта.
7. Основы информатики в части применения к закупкам.
8. Этика делового общения и правила ведения переговоров.
9. Дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок.
10. Требования охраны труда.
Кроме того, при выполнении трудовой функции сотрудник должен следовать ряду этических норм (соблюдать этику делового общения, не разглашать материалы рабочих исследований и т.д.).
Отметим, что опять же не все трудовые действия, содержащиеся в стандарте, могут одновременно относиться к закупочной деятельности как по 223-ФЗ, так и по 44-ФЗ. Например, трудовая функция «составление планов и обоснование закупок» содержит трудовое действие «разработка плана-графика и осуществление подготовки изменений для внесения в план-график». В деятельности заказчика, который ведет закупочную деятельность только в рамках 223-ФЗ, никакие планы-графики не предусмотрены, этот заказчик составляет только планы закупки. Однако если потенциально заказчик может попасть под действие 44-ФЗ (например, получить бюджетную инвестицию, расходование средств которой предусмотрено с применением именно этого закона, предусматривающего применение планов-графиков), то рекомендуется сразу включать данные трудовые действия в должностные инструкции сотрудников с добавлением оговорки «в установленных законодательством РФ случаях».
Профессиональный стандарт «Эксперт в сфере закупок» 13
Данный стандарт включает следующие обобщенные трудовые функции и соотнесенные с ними трудовые функции:
| Обобщенные трудовые функции | Трудовые функции |
|---|---|
| Консультирование в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд | Мониторинг рынка предмета закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд |
| Консультирование по закупочным процедурам | |
| Экспертиза в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд | Экспертиза закупочной процедуры |
| Экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта | |
| Организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд | Управление организацией, обеспечивающей консультирование и экспертизу в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд |
| Проведение аттестации (оценки профессиональной квалификации) и контроль повышения профессионального уровня работников в структурном подразделении или в организации | |
| Исследование теоретических и практических проблем закупочной деятельности |
К практической деятельности заказчиков здесь может быть отнесена только трудовая функция «экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта» . Причем эта функция может реализовываться только в рамках 44-ФЗ, который обязывает заказчиков проводить экспертизу для проверки предоставленных поставщиком результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта, но позволяет заказчику в определенных случаях проводить ее, не привлекая внешних экспертов, а «своими силами» 14 . Возможная должность, которую занимает сотрудник заказчика, осуществляющий эту функцию - контрактный управляющий. К нему предъявляются достаточно высокие требования - наличие высшего образования (специалитет, магистратура), наличие дополнительного профессионального образования (программы повышения квалификации /или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок), наличие опыта практической работы в сфере закупок не менее 4 лет.
Пример 2
Для выполнения функций контрактного управляющего сотрудник должен осуществлять следующие трудовые действия :
1. Осуществление экспертизы выполнения контракта.
2. Осуществление экспертизы соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.
3. Осуществление проверки соответствия фактов и данных при экспертизе результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.
4. Осуществление проверки соответствия качества товаров, услуг, работ при экспертизе результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.
5. Составление и оформление по результатам экспертизы документа в виде заключения.
Для выполнения указанных трудовых действий сотрудник должен обладать следующими умениями :
1. Использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций.
2. Выявлять при осуществлении экспертизы нарушения выполнения контракта.
3. Выявлять при осуществлении экспертизы нарушения результатов, предусмотренных контрактом.
4. Выявлять при осуществлении проверки нарушения качества товаров, услуг, работ.
5. Составлять и оформлять по результатам экспертизы документ в виде заключения.
И, наконец, для выполнения данной трудовой функции сотрудник должен обладать достаточно широким кругом следующих знаний :
1. Требования законодательства РФ и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок.
2. Основы гражданского, бюджетного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам.
3. Экономические основы и особенности ценообразования на рынке по направлениям.
4. Основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам.
5. Основы статистики в части применения к закупкам.
6. Особенности составления закупочной документации.
7. Порядок установления ценообразующих факторов и выявления качественных характеристик, влияющих на стоимость товаров, работ, услуг.
8. Особенности претензионной работы.
9. Методология проведения экспертизы соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.
10. Этика делового общения и правила ведения переговоров.
11. Дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок.
12. Требования охраны труда.
Также как и в предыдущем стандарте (см. выше) к сотруднику предъявляются требования по соблюдению ряда этических норм. Уровень квалификации сотрудника в данном случае - 7.
8 Пп. «а» п. 25 Правил разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23 «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов».
9 Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок» и Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».
10 Ч. 6 ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
11 Для сравнения - такое положение, например, содержится в приказах Минтруда РФ, утвердивших профессиональные стандарты в сфере социального обслуживания.
12 См. Приказ Минтруда России от 12.04.2013 № 148н «Об утверждении уровней квалификации в целях разработки проектов профессиональных стандартов».
13 Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».
14 Части 3 и 4 статьи 94 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Закупки государственных и муниципальных заказчиков должны проводить профессионалы - таковы требования закона 44-ФЗ. В организации должна быть сформирована контрактная служба или нанят один специалист - контрактный управляющий . Обязанности управляющего прописываются в отдельном документе - должностной инструкции.
Как сформировать службу
Если объем закупок заказчика не превышает 100 млн рублей , можно обойтись контрактным управляющим. Иначе необходимо сформировать полноценную контрактную службу. Необходимо разработать Положение о контрактной службе, образец которого содержится в приказе Минэкономразвития от 29 октября 2013 № 631.
Заказчик может нанять управляющего разными методами:
Регистрация в ЕРУЗ ЕИС
С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.
Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС :
- Взять на работу со стороны и заключить с ним трудовой договор.
- Перевести на эту должность работника из числа тех, кто уже трудится у заказчика и соответствует критериям. Предварительно он должен пройти профессиональную подготовку.
- Нанять действующего сотрудника на условиях совместительства (на полставки).
Вне зависимости от выбора варианта, руководитель заказчика должен издать приказ о назначении контрактного управляющего и утвердить его должностную инструкцию. Кроме того, придется изменить штатное расписание - добавить туда соответствующую должность.
Функции управляющего
Что должен делать контрактный управляющий? Список его функций приведен в законе. К ним относится следующее:
- Формирование, изменение и публикация .
- Подготовка извещений и закупочной документации, а также приглашений на закрытые процедуры.
- Участие в процедуре, в том числе заключение контракта.
- Консультирование поставщиков и исполнителей.
- Участие в спорах, связанных с закупкой, определением поставщика.
Требования к работникам, которые отвечают за госзакупки, содержаться в приказе Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 625н.
Специалист должен обладать знаниями и опытом работы в сфере закупок. Он должен знать не только закон 44-ФЗ, но быть знаком и гражданским, бюджетным и другими кодексами и законами. Специалист должен уметь составлять документы и оценивать заявки, знать тонкости планирования закупок и работы с электронными площадками.
Что включить в должностную инструкцию
Должностная инструкция контрактного управляющего представляет собой внутренний документ заказчика, в котором определены требования к нему, его обязанности и права. Она показывает, что именно входит в зону ответственности управляющего и какие ему даны полномочия.
Инструкция состоит из нескольких разделов - их содержание представлено в следующей таблице. А в конце статьи приведен образец должностной инструкции контрактного управляющего.
Таблица. Разделы должностной инструкции контрактного управляющего
| Раздел | Содержание |
| Общие положения | Порядок назначения и увольнения, общая информация о должности и требования к сотруднику, который на нее нанят |
| Функции | Общие функции специалиста |
| Обязанности | Действия, которые выполняет управляющий |
| Права | Объем прав специалиста |
| Ответственность | Меры, которые будут применяться в случае нарушений |
| Заключительные положения | Ссылки на профстандарты, порядок внесения в должностную инструкцию изменений |
Образец должностной инструкции, страница 1
Образец должностной инструкции, страница 2